청구서 결제 화면, 메일로 묻고 답하는 사이 결제 4건 중 1건이 밀려요

검수: 이연우 공인회계사 · 검수 확인일 2026-10-21

화요일 오후, 거래처 경리 담당자에게서 메일이 와요. 「3월분 청구서 다시 보내 주실 수 있을까요? 그리고 지금 저희가 드릴 돈이 총 얼마인가요?」 답장을 쓰려고 엑셀을 열어 보니 4월분은 일부만 들어와 있어요. 남은 금액을 계산해 보내면, 다음 날 또 메일이 와요. 「5월분 링크가 안 열려요.」

이렇게 묻고 답하는 사이 입금 날짜는 하루씩 밀려요. 청구서를 보내는 일보다, 거래처가 청구서를 찾고 확인하는 일이 더 오래 걸리는 거예요.

캐나다의 매출채권 자동화 회사 Versapay는 이 문제를 숫자로 물었어요. 리서치 회사 Wakefield Research와 함께 CFO(최고재무책임자) 300명에게 청구서 처리 실태를 조사해 「Accounts receivable statistics」 페이지에 2023년 결과를 공개했어요. 이 글은 그 조사를 바탕으로, 거래처가 직접 보고 내는 청구서 결제 화면을 어떻게 설계할지 풀어 봐요.

청구서 결제 화면은 무엇인가요?

거래처가 우리 회사가 보낸 청구서를 한곳에서 보고, 남은 금액을 확인하고, 바로 내는 화면이에요. 해외에서는 고객 결제 포털(customer payment portal)이라고 불러요. 포털은 「여러 정보로 들어가는 출입구」라는 뜻이에요.

택배 조회 화면을 떠올려 보세요. 송장 번호만 넣으면 지금 어디쯤 왔는지 보여요. 택배 회사에 전화할 일이 줄어들죠. 결제 화면도 같아요. 거래처가 「얼마 남았죠?」를 묻기 전에 화면이 먼저 답해요.

비유가 깨지는 곳도 있어요. 택배는 보는 것으로 끝나지만, 결제 화면은 거래처가 행동해야 의미가 있어요. 결제하거나, 일부만 내거나, 「이 금액이 이상해요」라고 남기는 것까지요. 그래서 무엇을 보여 줄지보다 무엇을 할 수 있게 할지가 더 중요해요.

청구서 한 장마다 결제 링크를 보내는 방식과 헷갈리기 쉬워요. 링크는 한 건을 내는 문이고, 결제 화면은 그 거래처와의 모든 청구를 모아 둔 방이에요. 청구서 자체에 꼭 들어갈 칸은 인보이스 뜻, 송장·청구서·세금계산서 중 무엇일까요?에 정리했어요.

메일로 청구하면 무엇이 밀리나요?

결제 4건 중 1건꼴로 늦어져요. Versapay 조사에서 CFO들은 매달 결제 가운데 연락 공백 때문에 늦어진 비율을 평균 26.85%라고 답했어요.

같은 조사의 숫자를 몇 개 더 볼게요.

질문	응답
매출채권 팀 하루 중 청구서 이의 처리 비율	평균 31.24%
청구 관련 문의를 받으면 거래처에 자료를 다시 요청하는 일	늘 16.67% · 자주 42.67%
청구서 오류를 해결할 때 주로 쓰는 방법	이메일 43% · 전화 22% · 다시 출력해 우편 21%
매출채권 팀이 청구서 처리에서 밀려 있다	77% (완전히 따라잡은 곳 22.67%)

하루의 3분의 1이 이의 처리에 쓰인다는 건, 매출채권 팀이 돈을 받으러 다니기보다 「이 청구서가 맞나요?」에 답하는 데 많은 시간을 쓴다는 뜻이에요. 같은 결과는 미국 재무 매체 CFO Dive의 2023년 7월 26일 기사에도 실렸어요.

이의가 들어왔을 때 누가 맡고 언제까지 볼지는 청구서 금액이 다르대요, 누구에게 넘기고 끝까지 볼까요?에서 자세히 다뤘어요. 이 글은 그 이의가 메일함이 아니라 화면 안으로 들어오게 하는 쪽을 봐요.

다른 회사들은 거래처와 어떻게 연락하나요?

대부분 아직 이메일과 전화예요. Versapay가 Gartner Peer Community로 재무·사업 책임자 400명에게 물은 2023년 조사에서, 거래처와 직접 연락하는 채널은 이메일 88%, 전화 72%였어요. 공유 결제 화면은 17%에 그쳤어요.

같은 조사에서 응답자들은 거래처가 가장 불만을 느끼는 단계로 처음 거래를 시작할 때(45%) 다음으로 결제·수금 단계(43%)를 꼽았어요. 지금 결제·수금 경험에 거래처가 만족한다고 답한 곳은 21.25%뿐이었어요.

여기서 놀랄 만한 점이 있어요. 결제 단계는 거래처가 우리 회사를 가장 자주 만나는 순간 가운데 하나예요. 영업이 공들여 만든 인상이 청구서 한 통에서 깎일 수 있다는 뜻이에요. 우리 거래처는 지금 청구서를 받고 몇 번이나 메일을 보내고 있을까요?

결제 화면에는 어떤 기능부터 넣어야 하나요?

거래처가 원하는 방법으로, 여러 건을 한 번에, 일부만이라도 낼 수 있게 하는 것부터예요. Versapay 조사에서 CFO들이 결제 화면에서 가장 중요하다고 꼽은 기능(상위 3개 선택)은 이랬어요.

CFO들은 거래처 쪽에서 가장 반길 기능도 따로 골랐어요. 화면 안에서 담당자와 대화(45.67%), 결제 이력 보기(40.33%), 여러 청구서 한 번에 결제(39.67%), 청구서 항목별 이의(37.67%), 부분 결제(37.67%)가 앞에 섰어요.

한국 회사에 옮기면 다섯 가지로 정리돼요(편집부 정리).

1. 거래처가 쓰는 결제수단을 열어 두기: 계좌이체·가상계좌·카드 가운데 그 거래처가 실제로 쓰는 수단이요. 결제수단 구성과 입금 속도의 관계는 결제수단, 카드 비중 40% 넘은 곳은 입금 지연이 1일이었어요에 있어요.
2. 남은 금액을 청구서별로 보여 주기: 「총 얼마」만 보여 주면 거래처는 어느 건을 냈는지 다시 물어요.
3. 여러 건을 한 번에 내게 하기: 거래처 경리가 한 달에 한 번 몰아서 이체한다면 특히 중요해요.
4. 부분 결제를 받기: 일부만 낸 건은 받은 금액과 남은 금액을 청구서마다 따로 남겨요.
5. 항목별 이의를 남기게 하기: 「3번 항목 수량이 달라요」처럼 어느 줄이 문제인지 화면에서 고르게 하면 메일이 줄어요.

부분 결제를 받을 때 장부에서 조심할 것

부분 결제를 받으면 결제 화면의 남은 금액과 장부의 매출채권 잔액이 같아야 해요. 화면에는 4월분이 200만원 남았다고 나오는데 장부에는 거래처 전체 잔액만 있으면, 결산 때 그 200만원이 몇 달 묵은 돈인지 알 수 없어요.

그러면 미수금을 연체 구간별로 나누는 연령분석이 틀어지고, 못 받을 돈을 미리 비용으로 잡는 대손충당금 판단에도 영향을 줘요. 거래처별 잔액과 장부 잔액을 결산 전에 맞추는 순서는 월마감 때 매출채권만 닫는 5단계 — 청구 누락부터 증빙까지의 3단계에 정리했어요.

거래처가 실제로 쓰게 하려면 어떻게 하나요?

거래처가 쓰지 않는 결제 화면은 없는 것과 같아요. Versapay 조사에서 CFO 85.67%(매우 동의 43%, 다소 동의 42.67%)가 거래처 대부분이 쓰지 않으면 결제 화면 투자 효과가 이어지지 않는다고 답했어요.

그런데 다른 조사(400명)에서 새 도구를 고를 때 「거래처가 실제로 쓸 것인가」를 따진다는 응답은 21%였어요. 효과는 거래처 사용에 달렸다고 보면서, 고를 때는 그 점을 덜 본다는 거예요.

처음 석 달은 이렇게 해 보세요(편집부 정리).

• 청구 메일 첫 줄에 화면 주소를 넣어요. 첨부 파일보다 먼저 보이게요.
• 거래처 담당자가 따로 가입하지 않아도 열리게 해요. 단계가 하나 늘 때마다 메일로 되돌아가요.
• 「청구서 다시 보내 주세요」 메일에는 화면 주소로 답해요. 같은 질문이 화면으로 옮겨 가게요.
• 결제가 확인되면 남은 안내를 멈춰요. 이미 낸 거래처에 독촉이 또 가면 화면을 믿지 않게 돼요. 안내 횟수와 간격은 독촉장, 한 번에 세게 말고 60일에 걸쳐 7번 나눠요를 참고하세요.

사용률은 어떻게 재나요?

한 달 동안 받은 결제 가운데 화면에서 처리된 비율을 재요. 계산식은 하나예요.

숫자 예시로 볼게요(편집부 가정). 한 달에 거래처 결제가 120건 들어오는데, 화면을 연 첫 달에 화면에서 처리된 결제가 30건이면 사용률은 30 ÷ 120 = 25%예요. 석 달 뒤 78건이 화면에서 처리됐다면 78 ÷ 120 = 65%로 올라간 거예요.

함께 재면 좋은 숫자도 두 개 있어요.

• 「청구서 다시 보내 주세요」류 문의 건수: 화면이 제 역할을 하면 줄어야 해요.
• 이의가 들어온 날부터 해결까지 걸린 날: 이의가 화면 안에 기록되면 이 날수를 바로 셀 수 있어요.

입금이 들어온 뒤 어느 청구서에 붙일지 맞추는 일은 별개 문제예요. 늘 같은 거래처에서 입금 확인이 막히는 이유는 반복 거래처 입금확인, 늘 같은 곳에서 막힐 때 — 211곳 조사에서 다뤘어요. 거래처마다 번호가 다른 계좌로 받으면 이 일이 크게 줄어드는데, 그 구조는 가상계좌 뜻, 거래처마다 번호가 다르면 대사가 끝나요에 있어요.

이 조사를 읽을 때 조심할 점은 무엇인가요?

방향은 쓸 만하지만, 숫자를 우리 회사 성과로 옮기면 안 돼요. 아래 다섯 가지를 기억해 두세요.

청구스

DSO 줄이기,안 준 곳부터 바로 보입니다

미결제 거래처만 한 화면에 모입니다.

청구스청구 관리   /   예시 화면

받을 돈을 확인하세요.

예시 거래 3건

전체 청구330만원

결제 완료110만원

미결제220만원

전체 3미결제 2결제 완료 1

거래처 / 품목	청구 금액	기한	상태
한빛컴퍼니정기 서비스	1,100,000원	9월 30일	미결제
바른스튜디오디자인 용역	1,100,000원	9월 25일	결제 완료
온유컴퍼니정기 서비스	1,100,000원	9월 30일	미결제

청구 기록과 결제 상태를 함께 확인합니다.

받을 돈이 한 화면에 모입니다

미결제 목록 보기 우리 회사 도입 상담

주 8.1시간이 1.7시간으로(도입사 집계)

화면은 기능 설명을 위한 예시입니다.

자주 묻는 질문

고객 결제 포털이 뭔가요?

거래처가 우리 회사가 보낸 청구서를 한곳에서 보고, 남은 금액을 확인하고, 바로 결제하거나 이의를 남기는 화면이에요. 청구서 한 장마다 결제 링크를 따로 보내는 것과 달리, 그 거래처의 청구서·결제 이력·잔액을 모아서 보여 줘요.

결제 링크만 보내면 안 되나요?

한 건짜리 청구라면 링크로 충분해요. 다만 청구서가 여러 장 쌓이면 거래처는 「이 링크가 어느 건이었죠?」「지금 남은 게 얼마죠?」를 다시 메일로 물어요. Versapay 조사에서 CFO들은 결제가 늦어진 원인 가운데 평균 26.85%를 이런 연락 공백으로 꼽았어요.

결제 화면에는 어떤 기능부터 넣어야 하나요?

Versapay 조사에서 CFO들이 가장 많이 꼽은 것은 결제수단 여러 개(47%), 화면 안에서 대화(43%), 화면에서 문제 해결(40%), 여러 청구서 한 번에 결제(39%) 순이었어요. 한국이라면 계좌이체·가상계좌·카드 중 거래처가 쓰는 수단과, 청구서마다 남은 금액이 보이는 화면부터 갖추세요.

거래처가 결제 화면을 안 쓰면 어떻게 하나요?

청구 메일 첫 줄에 화면 주소를 넣고, 거래처 담당자가 따로 가입하지 않아도 열리게 하는 편이 좋아요. 그리고 전체 결제 가운데 화면에서 처리된 비율을 매달 재세요. CFO 85.67%가 거래처 대부분이 쓰지 않으면 투자 효과가 이어지지 않는다고 답했어요.

부분 결제를 받으면 장부는 어떻게 맞추나요?

청구서마다 받은 금액과 남은 금액을 따로 남겨야 해요. 그래야 거래처원장 잔액과 결제 화면의 남은 금액이 같고, 결산 때 연체 구간도 맞게 나뉘어요. 남은 금액이 어느 청구서 것인지 모르면 연령분석이 틀어져요.

한 번에 들어온 입금을 청구서 여러 건에 나눠 붙이는 분개는 회계한장노트의 청구서 세 건에 나눠 들어온 입금, 거래처원장에서 어떻게 맞출까요?에, 청구서에 꼭 넣을 칸은 채권관리노트의 청구서 양식, 대금청구서에 꼭 넣을 일곱 칸과 보낸 뒤 입금 확인까지에 있어요. 이 글의 조사 수치는 2026년 10월 21일 Versapay 공개 페이지와 CFO Dive 기사에서 다시 확인했습니다. 사용률 계산과 다섯 가지 정리는 편집부 예시예요.

출처

1. Versapay · Accounts receivable statistics — The Path to Better Invoice Processing(2023, Wakefield Research와 CFO 300명 조사) 외 (기준 원문)
2. Versapay · The Path to Better Invoice Processing (보고서 안내 페이지)
3. Versapay · Building Better Customer Relationships (2023, Gartner Peer Community 400명 조사 안내 페이지)
4. CFO Dive · Most accounts receivable teams are behind schedule: survey (2023-07-26)

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