연체·수금·회수
독촉장, 한 번에 세게 말고 60일에 걸쳐 7번 나눠요
거래처 독촉장은 한 통을 세게 쓰는 것보다 마감 3일 전부터 60일까지 7번 나눠 보내는 순서가 중요해요. 미국 스튜트의 B2B 독촉 메일 가이드로 시점·말투·받는 사람·제목줄과 지연이자 계산을 정리했어요.
- 7번 마감 3일 전부터 60일 뒤까지 보내는 독촉 횟수
- 3일 전 첫 안내가 나가는 때(결제기한 3일 전)
- 1건 메일 한 통에 담는 청구서
이 글의 수치는 Stuut 「Dunning email best practices for B2B AR teams」(2026-06-26 게시판)·상법 제54조·민법 제387조·제397조(국가법령정보센터)에서 확인했습니다.
검수: 김준규 세무사 · 검수 확인일 2026-10-04
월말에 보니 거래처 다섯 곳의 대금이 안 들어왔어요. 한 번에 정리하려고 미납 내역 다섯 줄을 메일 한 통에 담아 보냈죠. 그런데 그 돈이 오히려 더 늦게 들어옵니다. 왜일까요?
독촉장은 한 번 세게 쓰는 편지가 아니에요. 결제기한 3일 전부터 60일 뒤까지 일곱 번 나눠 보내는 순서예요. 그리고 한 통에는 청구서 한 건만 담아요.
이 글은 미국 매출채권 자동화 회사 스튜트(Stuut)가 낸 「Dunning email best practices for B2B AR teams」(B2B 매출채권팀의 독촉 메일 실무, 2026년 6월 26일)를 뼈대로 썼어요. 국내 법 기준은 따로 덧붙였어요. 순서를 청구서마다 미리 정해 두고, 돈이 들어오면 안내를 바로 멈추는 것까지가 이 글의 목표예요.
독촉장은 언제부터 보내나요?
결제기한 3일 전부터예요. 스튜트 가이드는 기한 전 안내를 독촉이 아니라 서비스 연락으로 봐요. 금액과 기한을 확인해 주고, 거래처 경리가 문제를 미리 말할 기회를 주는 거죠.
원문은 두 말을 구분해요.
- 결제 안내와 독촉 Payment reminder · Dunning 계정과목 · 매출채권 · 연체 관리
- 결제 안내는 기한 전이나 당일에 보내는 예의 바른 확인이고, 독촉(더닝)은 기한이 지난 뒤 정한 순서로 강도를 올리며 보내는 수금 연락이다.
냉장고에 붙인 장보기 메모를 떠올려 보세요. 마트 가기 전에 보면 도움이 되지만, 다녀온 뒤에 보면 잔소리가 되죠. 같은 내용도 언제 받느냐에 따라 다르게 읽혀요.
비유가 깨지는 지점도 있어요. 메모는 내가 쓰지만, 독촉은 상대 회사의 결재 순서 안으로 들어가야 해요. 그래서 시점 다음으로 중요한 게 누가 받느냐예요.
일곱 번은 각각 무슨 말을 하나요?
앞의 두 번은 확인, 가운데 두 번은 분명한 요청, 뒤의 세 번은 공식 통지예요. 원문이 미국의 30일 결제조건을 기준으로 짠 일정이에요.
| 기한 기준 | 말투와 내용 |
|---|---|
| 3일 전 | 금액·기한 확인, 문제 있으면 알려 달라 |
| 1일 뒤 | 정중하게. 엇갈렸을 수 있다며 미입금만 알림 |
| 7일 뒤 | 며칠 늦었는지와 다음 단계를 분명히 |
| 14일 뒤 | 단호한 후속. 계약서의 연체 조항 인용 |
| 30일 뒤 | 팀장 명의 공식 통지. 총액·납부 날짜·결과 |
| 45일 뒤 | 최종 경고. 말한 결과를 실제로 실행 |
| 60일 뒤 | 상향 보고 또는 외부 추심 의뢰 |
원문은 7일·14일 메일에서 사과하지 말라고 적어요. 받기로 한 돈을 요청하는 건 정상적인 업무라는 거예요. 30일 통지에는 총액과 연체 일수, 언제까지 내야 하는지, 안 내면 어떻게 되는지 세 가지를 꼭 넣어요.
결제조건이 60일인 제조·유통 거래라면 일정 전체를 15~20일 늦추라고 원문은 덧붙여요. 아직 기한도 안 된 돈을 재촉하면 관계만 상하고 돈은 빨리 안 온다는 이유예요. 우리 회사의 결제조건이 실제로 며칠인지는 익월말 뜻에서 날짜로 세 봤어요.
이 일곱 번을 손으로 챙기면 결국 바쁜 달에 한두 번이 빠져요. 청구서를 보낼 때 일곱 번의 날짜를 달력이나 수금표에 미리 적어 두고, 입금이 확인되면 남은 날짜를 바로 지우세요. 메일 예약 발송이나 자동 안내 도구를 쓰면 빠지는 회차가 줄어요.
누구에게 보내야 하나요?
연체가 길어질수록 받는 사람의 직급을 올려요. 원문의 경로는 이래요. 1~7일은 거래처 경리 실무자, 14~30일은 그 팀장(처음 담당자는 참조), 30일이 넘으면 재무 책임자예요.
국내 회사로 옮기면 경리 담당자, 경리팀장, 대표나 재무이사 순서예요. 30일 통지를 우리 쪽 팀장 이름으로 보내라는 원문 조언도 같은 이유예요. 보내는 사람의 무게가 메시지의 무게가 되거든요.
원문이 하나 더 짚는 게 있어요. 갱신을 앞둔 거래처나 서비스 불만이 걸린 건이면 영업 담당자를 끌어들여요. 그동안 그 청구서의 독촉은 멈추고, 문제가 풀린 뒤 다시 시작해요.
혹시 지금 모든 거래처에 같은 메일을 같은 날 보내고 계신가요? 원문은 거래처를 네 무리로 나누라고 해요.
가볍게 가는 거래처
- 늘 제때 내는 곳: 기한 전 안내 한 번이 핵심
- 전략 거래처: 보내기 전에 사람이 먼저 검토
당겨서 가는 거래처
- 상습 지연: 1일 뒤부터 촘촘히, 14일에 전화
- 위험 거래처: 팀장에게 더 일찍 올림
왜 청구서는 한 통에 한 건씩 보내나요?
거래처 경리는 청구서를 하나씩 처리하기 때문이에요. 이 글의 놀람 포인트예요. 원문은 다섯 건을 묶은 명세서가 상대에게 「결제 요청」이 아니라 「조사 과제」가 된다고 설명해요.
상대 경리는 건마다 발주서와 맞춰 보고, 입고를 확인하고, 금액에 따라 다른 사람의 결재를 받아야 해요. 다섯 건이 한 통에 오면 다섯 건이 다 풀릴 때까지 그 메일은 뒤로 밀려요. 한 통에 한 건이면 열고, 확인하고, 내면 끝나죠.
국내 거래라면 세금계산서까지 맞춰야 해서 이 차이가 더 커요. 상대 경리는 청구 금액과 세금계산서 금액을 한 줄씩 대조하거든요. 건마다 청구서 번호와 세금계산서 발행일을 같이 적어 주면 대조가 빨라져요.
제목줄과 본문에는 무엇을 넣나요?
제목줄만 보고도 무엇을 얼마 내야 하는지 알게 해요. 원문은 제목에 청구서 번호와 금액을 넣고, 「결제 요청」처럼 직설적인 말을 쓰라고 권해요. 막연한 「다정한 안내」보다 낫다는 거죠.
국내 메일로 옮기면 이런 모양이에요(편집부 예시).
본문에 꼭 넣을 것은 다섯 가지예요.
- 첫 문단에 결제 방법. 계좌번호나 결제 링크를 맨 아래 두면 바쁜 담당자는 거기까지 안 내려가요.
- 원본 청구서 파일 첨부. 원문은 가장 흔한 지연 사유가 다툼이 아니라 「청구서를 못 받았다」라고 짚어요.
- 청구서 번호·기한·금액을 본문에도 한 번 더.
- 발주 번호가 있으면 함께. 국내라면 세금계산서 발행일도요.
- 짧게. 원문 기준 영어 75~100단어, 한국어로는 서너 문장이면 충분해요.
원문은 이 길이가 응답률 51퍼센트로 가장 높았다는 마케팅 회사 Drip의 자료를 인용했어요. 다만 그 원자료 페이지는 편집부가 열어 보지 못해 숫자는 미확인으로 둡니다.
지연이자는 언제, 얼마로 적나요?
7일·14일 메일부터 계약서의 연체 조항과 금액을 적어요. 원문의 권고예요. 계약서에 이율이 없는 국내 상거래 대금이라면 기준은 연 6퍼센트예요.
근거를 풀면 이래요. 늦게 낸 돈의 손해배상은 법정이율로 하되 약정이율이 있으면 그걸 따르고(민법 제397조 제1항), 상행위로 생긴 빚의 법정이율은 연 6퍼센트예요(상법 제54조). 결제기한을 정해 뒀다면 그날이 지나면서 지체가 시작돼요(민법 제387조 제1항).
1,100만원이 30일 늦었다면 약 5만 4,247원이에요(편집부 계산). 큰돈은 아니죠. 그래서 지연이자는 돈을 더 받으려는 장치라기보다 「이 날짜는 진지한 약속」이라는 신호에 가까워요. 아래 계산기에 우리 회사 숫자를 넣어 보세요.
지연이자 계산기
연체 원금·연체 일수·이율을 넣으면 청구할 수 있는 지연이자가 나옵니다. 약정이 없으면 상사법정이율 연 6%(상법 제54조)입니다.
소송을 걸면 이율이 달라지는 경우도 있어요. 6퍼센트와 12퍼센트가 갈리는 지점은 받을돈연구소의 지연손해금 계산 방법에 정리돼 있어요.
거래처가 답장하면 어떻게 하나요?
답장이 오면 그날 안에 네 가지 중 하나로 나눠 처리해요. 원문은 독촉 메일에 오는 답장이 연체 관리의 가장 귀한 정보라고 말해요. 그래서 회신 불가 주소(no-reply)로 보내지 말라고 강조하죠.
- 「다음 주 수요일에 낼게요」 — 약속일을 기록하고, 그날 안 들어오면 다시 연락해요.
- 「청구서를 못 받았어요」 — 원본 파일을 붙여 바로 다시 보내요.
- 「금액이 틀려요」 — 그 청구서의 독촉을 멈추고 분쟁 건으로 넘겨요. 처리 담당을 정하는 법은 청구서 금액이 다르대요에서 다뤘어요.
- 「담당자가 바뀌었어요」 — 거래처 정보를 고치고 새 담당자에게 다시 보내요.
원문이 꼽은 자동화의 가장 흔한 실수도 여기서 나와요. 일정만 보고 계속 보내는 것이에요. 다툼이 생겼거나 일부를 냈거나 약속일을 받았는데도 세 번째 독촉이 나가면, 돈은 안 빨라지고 신뢰만 깎여요.
독촉 메일이 스팸함으로 가지 않게 하려면?
보내는 도메인의 인증부터 확인해요. 원문은 SPF·DKIM·DMARC 세 가지 메일 인증을 모두 설정하라고 해요. 셋은 「이 메일이 진짜 우리 회사에서 왔다」는 걸 받는 서버에 증명하는 장치예요.
원문은 스팸 필터를 부르는 습관도 꼽았어요. 제목의 특수기호와 전부 대문자, 짧게 줄인 링크 주소, 글 없이 이미지만 넣은 메일이에요. 원문은 반송률이 2퍼센트를 넘으면 평판이 깎이기 시작한다는 기준도 적었는데, 근거 자료는 밝히지 않아 스튜트의 권고치로만 소개해요.
국내에서는 메일만 믿지 않는 방법도 있어요. 휴대폰 번호가 있으면 카카오 알림톡이나 문자를 함께 보내는 거죠. 메일과 문자를 함께 쓴 회사가 더 빨리 받았다는 조사는 미수금 독촉, 빠짐없이 하는 쪽이 빨랐습니다에서 소개했어요.
60일이 지나면 무엇을 하나요?
외부 추심이나 법적 절차를 검토하는 단계예요. 원문은 미국 B2B 매출채권팀이 보통 45~60일 동안 5~7번 연락한 뒤 외부 추심 의뢰로 넘긴다고 적었어요. 전략 거래처라면 30일쯤 영업 담당자와 먼저 해법을 찾으라고 덧붙이고요.
국내에서는 이 단계에서 내용증명으로 공식 기록을 남기거나, 지급명령을 신청하거나, 신용정보회사에 추심을 맡기는 길이 있어요. 내용증명 쓰는 법은 받을돈연구소의 내용증명 작성법에 있어요. 연체 기간마다 회계와 감독규정이 어떻게 보는지는 미수금 연체 90일에서 따로 봤어요.
이 원문을 읽을 때 한계는?
스튜트 원문은 자사 블로그의 실무 가이드예요. 일곱 번 일정이 다른 일정보다 낫다는 비교 실험이나 표본 숫자는 없어요. 「가장 좋은 결과를 낸다」는 문장도 원문의 판단이에요.
원문을 쓴 회사는 이메일·문자·전화로 수금을 대신하는 AI 에이전트를 팔아요. 원문 끝의 고객 사례 수치는 자사 발표라 이 글에서는 뺐어요. 원문은 미국 30일 결제조건과 이메일·전화 중심의 거래를 전제로 해요.
이 글의 제목줄 예시, 지연이자 계산, 국내 직급 대응, 세금계산서 대조 이야기는 편집부가 덧붙인 설명이에요. 계약서에 연체 조항이 따로 있거나 하도급 거래처럼 특별법이 걸리면 기준이 달라질 수 있어요.
자주 묻는 질문
독촉장은 언제부터 보내야 하나요?
결제기한 전부터예요. 스튜트 가이드는 기한 3일 전에 금액과 기한을 확인하는 안내를 먼저 보내고, 기한 다음 날 첫 독촉을 보내라고 권해요. 기한 전 안내는 독촉이라기보다 서비스에 가까워서 관계를 해치지 않아요.
독촉은 몇 번까지 보내고 추심으로 넘기나요?
스튜트 가이드는 미국 B2B 기준으로 45~60일 동안 5~7번 연락한 뒤 외부 추심 의뢰를 검토한다고 적었어요. 결제조건이 60일이면 일정을 15~20일 늦춰요. 국내에서는 그 사이 내용증명이나 지급명령 같은 법적 절차를 함께 따져 봐요.
미납 청구서가 여러 건이면 한 번에 묶어 보내도 되나요?
한 통에 한 건씩 보내는 편이 빨라요. 거래처 경리는 청구서를 하나씩 확인하고 결재받기 때문에, 다섯 건을 묶은 명세서는 바로 낼 수 있는 요청이 아니라 조사할 일이 돼요. 건마다 청구서 번호·금액·원본 파일을 붙이세요.
독촉장에 지연이자를 적어도 되나요?
계약서에 연체 이율이 있으면 그 조항과 금액을 적어요. 약정이 없는 상거래 대금이면 상법 제54조의 연 6퍼센트가 기준이고, 결제기한이 정해져 있었다면 그날이 지나면서 지체가 시작돼요(민법 제387조 제1항). 1,100만원이 30일 늦으면 약 5만 4,000원이에요.
거래처가 금액이 틀렸다고 답하면 어떻게 하나요?
그 청구서의 독촉을 멈추고 분쟁 건으로 따로 처리해요. 스튜트 가이드도 분쟁 중인 청구서에 독촉을 계속 보내지 말라고 강조해요. 누가 맡아 끝까지 보는지는 「청구서 금액이 다르대요」 글에 정리했어요.
이 글의 스튜트 원문 내용은 2026년 10월 4일 원문에서, 상법 제54조와 민법 제387조·제397조는 같은 날 국가법령정보센터에서 다시 확인했습니다. 제목줄 예시와 지연이자 계산은 편집부 예시예요.