미수금 관리 7단계 — 청구부터 회수까지 돈이 새는 지점

미수금 관리는 돈을 못 받은 뒤에 하는 일이 아닙니다. 청구서를 보내는 순간 시작해서, 마감일이 지나기 전에 대부분 끝나야 하는 일입니다.

그런데 실제로 많은 회사가 「입금이 안 들어왔네」를 알아차리는 시점은 마감일에서 2~3주가 지난 뒤입니다. 그 사이에 담당자가 바뀌고, 발주 번호가 사라지고, 「그건 저희가 받은 적 없는데요」가 나옵니다.

미수금 관리는 정확히 무엇을 관리하는 일인가요

받을 돈의 금액이 아니라 경과 시간을 관리하는 일입니다.

금액은 계약할 때 이미 정해집니다. 관리로 바꿀 수 있는 것은 그 돈이 언제 들어오는가, 그리고 안 들어왔을 때 얼마나 빨리 알아차리는가입니다. 그래서 미수금 관리의 지표는 전부 시간 단위입니다.

여기서 용어를 한 번 정리하고 가야 합니다. 사장님과 경리 담당자가 「미수금」이라고 부르는 것과 회계장부의 「미수금」 계정은 같은 말이 아닙니다.

외상매출금 Accounts receivable (trade) 계정과목 · 매출채권

본업으로 물건을 팔거나 용역을 제공하고 아직 못 받은 돈입니다. 일상에서 부르는 미수금의 대부분이 여기에 해당합니다.

미수금 Non-trade receivable 계정과목 · 미수금

본업이 아닌 거래에서 생긴 받을 돈입니다. 쓰던 기계를 팔고 못 받은 대금이 대표적입니다. 같은 회사라도 본업이 무엇이냐에 따라 계정이 갈립니다.

받을어음 Notes receivable 계정과목 · 매출채권

외상 대금을 어음으로 받은 것입니다. 종이 조각이 아니라 지급 기일이 붙은 채권이고, 부도가 나면 처리 절차가 완전히 달라집니다.

이 구분이 실무에서 중요한 이유는 두 가지입니다. 첫째, 재무제표에서 매출채권 회전율을 계산할 때 분모에 무엇을 넣느냐가 달라집니다. 둘째, 세무상 대손 판단에서 채권의 성격에 따라 요건이 달라집니다.

일상 대화에서는 편하게 미수금이라고 불러도 됩니다. 다만 세무사나 회계사에게 자료를 넘길 때, 그리고 이 글에서 연령분석표를 만들 때는 두 계정을 섞지 않는 편이 정확합니다.

왜 하필 90일이 기준선인가요

돈이 안 들어오는 이유가 90일을 지나면서 바뀌기 때문입니다.

30일 이내의 미입금은 대부분 잊은 것입니다. 담당자 책상에 청구서가 쌓여 있거나, 결재 라인에서 멈춰 있거나, 발주 번호가 안 맞아 반려됐는데 아무도 알려주지 않은 경우입니다. 이 구간은 연락 한 번으로 풀립니다.

90일을 넘기면 이유가 못 주는 것 또는 안 주기로 한 것으로 바뀝니다. 상대 회사의 자금 사정이 나빠졌거나, 납품 품질을 두고 다툼이 생겼거나, 담당자가 퇴사해 아무도 이 건을 모르는 상태입니다. 셋 다 연락 한 번으로는 안 풀립니다.

그래서 연령분석표는 총액이 아니라 구간별 비율을 봅니다.

거래처	정상	1~30일	31~60일	61~90일	90일 초과	합계
가나상사	12,000	4,000	—	—	—	16,000
대한물산	—	3,000	5,000	—	—	8,000
동방테크	—	—	—	2,000	6,000	8,000
합계	12,000	7,000	5,000	2,000	6,000	32,000
비율	37.5%	21.9%	15.6%	6.3%	18.8%	100%

세 거래처의 미수 합계는 같은 장부에 들어 있지만 필요한 조치는 완전히 다릅니다. 가나상사는 정상 거래이고, 대한물산은 확인 전화가 필요하고, 동방테크는 회수 가능성을 판단해야 하는 건입니다.

우리 회사 미수는 지금 어느 구간에 있나요

연령분석 비율은 나눗셈 한 번이면 나옵니다.

여기에 하나를 더 봅니다. 청구한 뒤 입금까지 평균 며칠이 걸리는지, 즉 매출채권 회수기간입니다. 국내 B2B 거래 관행이 말일 마감 후 익월 말 결제라 30일에서 60일 사이가 흔합니다. 이 숫자가 60일을 넘어가면 계약 조건 때문인지 청구가 늦어서인지를 갈라 봐야 합니다.

두 숫자 모두 계산기 페이지에 넣어 뒀습니다. 우리 회사 숫자를 넣으면 결과와 함께 그 숫자를 어떻게 읽어야 하는지가 문장으로 나옵니다.

미수금 관리 7단계는 무엇인가요

1. 계약 전 신용 확인

   거래 전 사업자 상태와 재무 상태를 확인합니다

2. 계약 시 지급 조건 확정

   지급 기일과 지연이자를 계약서에 서면으로 남깁니다

3. D+0 즉시 청구

   납품·검수가 끝난 날 청구서를 보냅니다

4. ~마감일 입금 확인

   들어온 돈을 어느 청구 건인지 맞춥니다

5. 마감 전 사전 안내

   마감일 며칠 전 결제 예정을 확인합니다

6. 마감 후 연체 대응

   구간별로 연락 수단과 강도를 올립니다

7. 90일~ 회수·정리

   회수 절차로 넘길지, 대손으로 볼지 판단합니다

일곱 단계 중 사람이 반드시 판단해야 하는 단계는 세 개입니다. 1번 신용 확인, 2번 지급 조건 협의, 7번 회수 여부 판단입니다. 나머지 네 개는 기준만 정해 두면 사람이 기억할 필요가 없는 일입니다.

3번이 가장 많이 새는 자리입니다

납품은 3일에 끝났는데 청구서는 15일에 나가는 회사가 많습니다. 이 12일은 그대로 회수기간에 더해집니다. 계약 조건을 한 글자도 바꾸지 않고 회수기간을 줄일 수 있는 유일한 자리가 여기입니다.

4번은 사람이 할 이유가 가장 적은 단계입니다

들어온 돈이 어느 청구 건인지 맞추는 일은 규칙이 분명합니다. 입금자명, 금액, 마감일 세 가지를 대조하는 작업이라 판단이 들어갈 여지가 거의 없습니다. 그래서 계좌를 연동해 입금을 청구 건에 자동으로 맞추는 미수금 관리 도구를 쓰면 이 단계는 통째로 사라집니다.

다만 분할 입금이나 여러 건을 묶어 보낸 입금은 여전히 사람이 확인해야 합니다. 자동화가 없애는 것은 매일 은행에 들어가 대조하는 시간이지 예외 판단이 아닙니다.

5번을 건너뛰면 6번이 어려워집니다

마감일 3일 전 「예정대로 처리되는지」 한 번 확인하는 것과, 마감일이 지난 뒤 「입금이 안 됐다」고 연락하는 것은 상대가 받는 느낌이 완전히 다릅니다. 앞은 업무 확인이고 뒤는 독촉입니다.

청구서와 세금계산서는 무엇이 다른가요

청구서는 돈을 달라는 요청이고, 세금계산서는 거래가 있었다는 국세청 증빙입니다. 목적이 다르고 발행 시점도 다를 수 있습니다.

이 둘을 하나로 생각하면 두 가지 사고가 납니다.

세금계산서만 발행하고 청구서를 따로 안 보낸 경우, 상대 회사 경리 담당자는 세금계산서를 회계 처리만 하고 결제 요청으로 인식하지 않을 수 있습니다. 반대로 청구서만 보내고 세금계산서 발행을 놓치면 증빙이 비고, 상대는 매입세액공제를 못 받아 결제를 미룹니다.

어떤 도구부터 써야 하나요

지금 쓰는 방식이 몇 단째인지 먼저 보는 편이 낫습니다. 도구를 바꾸는 기준은 거래처 수가 아니라 사람의 기억에 의존하는 단계가 몇 개인가입니다.

1. 01

   엑셀·구글시트 + 은행 앱

   맞는 회사 월 청구 10건 이하 · 거래처 5곳 이내

   되는 것 무료. 청구서 양식과 입금 확인을 사람이 전부 한다

   안 되는 것 마감일 알림·연체 관리·증빙 연결이 전부 기억에 의존한다

2. 02

   회계 프로그램의 채권 메뉴

   맞는 회사 기장을 직접 하거나 세무사무소와 공유하는 회사

   되는 것 장부(분개·잔액)는 정확하다

   안 되는 것 청구서 발송·입금 매칭·연체 알림·추심이 없다. 장부는 사후 기록이다

3. 03

   청구서 발행 전용 도구 · PG 청구 링크

   맞는 회사 보내는 건 많은데 받는 건 확인 안 되는 회사

   되는 것 청구서·결제 링크를 예쁘게 보낸다

   안 되는 것 입금 확인·연체 알림·세금계산서·회수가 끊겨 있다. 보낸 뒤가 없다

4. 04

   청구 → 입금 → 연체 → 증빙 → 회수 통합 SaaS

   맞는 회사 월 청구 30건↑ · 경리 1명 또는 대표가 직접 · 미수 관리가 반복 업무인 회사

   되는 것 청구서를 보낸 순간부터 입금 확인·연체 알림·세금계산서·추심 이관까지 한 흐름

   안 되는 것 회계 장부(재무제표)를 대신 만들지 않는다. 법적 절차는 직접 수행하지 않는다

이 방법으로 안 되는 것은 무엇인가요

절차와 도구로 풀리는 것은 잊어서 생긴 미수입니다. 아래 세 가지는 여기서 다룬 방법으로 해결되지 않습니다.

특히 세 번째는 대손 판단의 영역입니다. 회수 노력을 했다는 사실만으로 대손이 되지는 않고, 법인세법 시행령 제19조의2에 열거된 사유에 해당해야 합니다. 이 판단은 세액에 직접 영향을 주므로 반드시 세무 전문가와 확인하시기 바랍니다.

지급이 늦어진 데 대한 이자는 별개입니다. 약정 이율이 있으면 그 이율을, 약정이 없으면 상행위로 인한 채무의 법정이율인 연 6푼이 적용됩니다(상법 제54조). 다만 청구할 수 있다는 것과 실제로 받는 것은 다른 문제이므로, 계약서에 지연이자 조항을 미리 넣어 두는 편이 실효가 있습니다.

청구스는 7단계 중 어디를 맡나요

청구스는 청구서 발행·입금 확인·연체 알림·회수를 한 흐름으로 자동화하는 B2B 매출채권·미수금 관리 SaaS입니다. 도입 기업의 1개월 이상 연체가 83.3% 줄었습니다.

• ✓ 청구서를 보내면 마감일·금액·거래처가 자동으로 기록되고 연령 구간이 매일 갱신됩니다
• ✓ 계좌를 연동하면 들어온 입금이 청구 건에 맞춰집니다
• ✓ 마감일이 지나면 정중한 안내가 단계별로 나갑니다
• ✓ 청구 금액을 기준으로 전자세금계산서를 발행해 증빙까지 한 흐름으로 잇습니다

청구스가 하지 않는 일

• 회계 장부(분개·재무제표)를 대신 만들지 않습니다
• 내용증명·지급명령 같은 법적 절차를 직접 수행하지 않습니다
• 기한이 되기 전 사전 안내는 하지 않습니다 — 5번 단계는 아직 사람의 일입니다

제품 서술은 2026년 9월 9일 청구스 데모 화면에서 직접 확인한 범위만 적었고, 확인하지 못한 항목은 미확인이라고 적었습니다.

청구스 화면 보기 → 서비스 소개서 받기

자주 묻는 질문

Q. 거래처가 100곳인데 연령분석표를 매번 손으로 만들어야 하나요?

거래처 수보다 청구 건수가 기준입니다. 월 청구가 30건을 넘어가면 엑셀로는 구간 갱신이 하루 이틀 늦어지고, 그 며칠이 그대로 회수기간에 붙습니다.

Q. 사전 안내를 하면 오히려 재촉하는 것처럼 보이지 않나요?

문구에 따라 다릅니다. 「입금 부탁드립니다」가 아니라 「예정대로 처리되는지 확인차 연락드립니다」로 쓰면 업무 확인으로 읽힙니다. 상대 담당자 입장에서도 결재를 앞당길 명분이 생깁니다.

Q. 지연이자를 실제로 청구하는 회사가 있나요?

계약서에 조항을 넣어 두되 실제로는 청구하지 않는 경우가 많습니다. 조항의 실익은 이자 수취보다 지급 기일이 구속력 있는 약속이라는 것을 문서로 남기는 데 있습니다.

Q. 미수금이 오래된 거래처와 계속 거래해도 되나요?

거래를 끊는 것과 조건을 바꾸는 것은 다릅니다. 선금 비율을 올리거나 결제 수단을 자동이체로 바꾸는 선에서 관리되는 경우가 많습니다. 판단 근거는 감이 아니라 그 거래처의 연령분석 이력입니다.

출처

1. 상법 제54조(상사법정이율) — 국가법령정보센터
2. 법인세법 시행령 제19조의2(대손금의 손금불산입) — 국가법령정보센터